L’Italia sta vivendo un periodo di crescita significativa nel settore degli eventi, contribuendo in modo sostanziale all’economia nazionale. I numeri sono in forte ascesa sotto ogni aspetto, ma ora viene il bello: è a partire proprio dal 2024 nasce la sfida per rendere il tutto sempre più sostenibile.
Di fatti, per garantire il successo a lungo termine della meeting industry italiana sarà sempre più importante servirsi a dovere di strumenti tecnologici e digitali che possano ottimizzare e velocizzare i processi organizzativi, con un occhio sempre alla sostenibilità ambientale. La combinazione di creatività, tecnologia e responsabilità sarà il pilastro su cui si costruiranno gli eventi del domani.
I grandi eventi in Italia: l’affermazione della meeting industry
L’Italia, celebre per la sua ricca storia culturale ed il suo infinito patrimonio artistico, sta emergendo anche come protagonista nel settore degli eventi business e congressi. Basti pensare che nel 2022 il paese si è classificato al terzo posto mondiale per numero di congressi e convegni ospitati (522), dietro solo a Stati Uniti e Spagna. Questo notevole incremento rispetto agli anni precedenti ha permesso all’Italia di superare avversarie ricche come Germania e Francia.
Oltre a congressi ed eventi di ogni genere, si registra un netto aumento anche delle fiere – che hanno così contribuito significativamente anche all’occupazione alberghiera. È evidente quindi come la meeting industry italiana, soprattutto nelle regioni del centro-nord, si stia riprendendo in maniera florida dopo la pandemia dovuta al Covid-19. Grazie anche alle agenzie di comunicazione che organizzano eventi tramite lo strumento della segreteria informatizzata, tutti i dati sono in crescita e le sensazioni degli addetti ai lavori non possono che essere positive.
Inoltre, i viaggi d’affari sono tornati ad essere una realtà e l’equilibrio tra mondo reale e digitale sta ridefinendo l’industria di eventi e congressi. Di conseguenza, secondo le previsioni degli esperti, la crescita globale nel settore è destinata a raggiungere cifre record nei prossimi anni.
La vera sfida per il futuro dell’Italia: la sostenibilità dei grandi eventi
Nonostante il successo attuale, la sfida per il futuro è la sostenibilità dei grandi eventi. Dopo anni di incertezza sembra che la crisi sia stata superata, ma ora l’attenzione si sposta verso la gestione responsabile degli eventi.
Guardando al futuro, come detto, le prospettive sono molto positive. Le indagini riportano come il 57,5% delle aziende preveda un aumento dell’utilizzo degli eventi nei prossimi 2 anni. Le aree geografiche sono compatte, e anche le aziende a basso budget sono inclini ad aumentare gli investimenti.
I nuovi concetti di base per il 2024 sono ora quelli di sostenibilità ambientale, tecnologia, digitalizzazione e creatività. Infine, un elemento chiave per la gestione efficace degli eventi sarà sempre di più l’utilizzo di strumenti avanzati come la segreteria informatizzata.
Strumenti per la strutturazione degli eventi: la segreteria informatizzata
La segreteria informatizzata è uno strumento essenziale per la pianificazione organizzativa e operativa di fiere e congressi. La sua portata abbraccia la definizione dei programmi, la gestione dei rapporti con organizzatori ed espositori, la cura dei dettagli logistici e amministrativi, fino alle attività di accoglienza ed assistenza ai visitatori.
La digitalizzazione offre soluzioni innovative: attraverso l’uso di software avanzati, le agenzie di comunicazione e marketing possono mettere in relazione gli interessi dei partecipanti per favorire incontri e stimolare nuove partnership. L’innovazione tecnologica è cruciale per migliorare l’esperienza degli eventi, sia in presenza che in modalità ibrida – come era soprattutto durante la pandemia.
Il suddetto strumento organizzativo ed operativo riveste un ruolo cruciale nella gestione a 360° degli eventi fieristici B2B e B2C, congressuali e di settore. Ad esempio, la software house SinoServizi Srl, con sede a Bologna, si serve quotidianamente della segreteria informatizzata per gestire ogni dettaglio di ciascun evento: dalla promozione degli eventi alla definizione dei programmi, passando per le relazioni con organizzatori, espositori, relatori e fornitori, fino alle attività di accoglienza ed assistenza ai visitatori.
La segreteria informatizzata è quindi il fulcro della pianificazione e supervisione di tutti gli aspetti organizzativi e logistici essenziali per garantire il successo di fiere e congressi. Attraverso essa, migliaia di agenzie di comunicazione italiane come Sino Servizi Srl si impegnano a rispondere in maniera innovativa alle esigenze sempre crescenti nel campo degli eventi, garantendo una gestione integrata, efficiente e all’avanguardia.
